Mara Klein hat Sie zum Cockpit der Hausverwaltung Muster GmbH eingeladen. Legen Sie Ihr Passwort fest.
mindestens 12 Zeichen, nicht die E-Mail-Adresse
Einladung nicht mehr gültig
Dieser Link ist abgelaufen oder wurde schon verwendet. Einladungslinks gelten 72 Stunden und nur einmal. Bitte wenden Sie sich an Mara Klein, sie kann Ihnen eine neue Einladung senden.
Vorschau: So sieht Hans Weber die Prüfung. Hier wird nichts gespeichert und nichts gesendet.
HVBelegprüfungHausverwaltung Muster GmbH
Ihr Link gilt bis 19.01.2027
Wirtschaftsjahr 2025 · Fassung 1 · 01.01.2025 bis 31.12.2025
Guten Tag Herr Weber, Sie sind als Beirat zu dieser Prüfung eingeladen. Sehen Sie die Sachkonten durch und vermerken Sie je Sachkonto, ob es in Ordnung ist. Fragen stellen Sie zum Beleg oder zum ganzen Sachkonto. Mit ↑ und ↓ blättern Sie durch die Belege.
Sachkonten vermerkt
Was die Verwaltung schon geprüft hat
✓Zu jedem Sachkonto liegt mindestens ein Beleg vor
✓Keine Rechnungsnummer kommt doppelt vor
!1 Beleg ohne Sachkonto (Sonderrechnung Winterdienst)
!052000 Instandhaltung: 480,00 € laut Kontenliste ohne Beleg
SachkontoBelege · Summe
Kein Beleg ausgewählt
Klicken Sie links auf einen Beleg. Er erscheint hier.
Sie können zustimmen, auch wenn nicht alle Sachkonten vermerkt sind. Eine Begründung ist bei Ablehnung Pflicht. Ihre Vermerke und Kommentare zu den Sachkonten stehen im Prüfbericht.
die Belegprüfung für die WEG Lindenallee 12, Wirtschaftsjahr 2025, liegt für Sie bereit. 35 Belege, nach Sachkonten geordnet, dazu Saldenliste und Kontrollabrechnung.
Sie brauchen kein Konto. Der Link gilt bis 19.01.2027 und nur für Sie.
Sie haben der Belegprüfung Lindenallee 12, Wirtschaftsjahr 2025, heute zugestimmt. Die Hausverwaltung bekommt Bescheid. Dieser Link gilt jetzt nicht mehr.
Zugriff wird im Protokoll des Mandanten vermerktAdministration
B
BrainRock Cockpit
Hausverwaltung Muster GmbH
Guten Tag, Mara Klein
Samstag, 24. Oktober
✦
Erste Schritte
Ihr Zugang ist eingerichtet. Weitere Bereiche schaltet Ihnen Mara Klein frei. Sobald das geschehen ist, erscheinen hier Ihre Vorgänge.
Eine Liste für alles: Arbeitsansicht mit Details rechts, Tabelle zum Überblicken über alle Personen.
Offen
Quelle
Objekt
Zuständig
Seit / fällig
dringend
Nichts offen in dieser Auswahl.
Tickets je Objekt
Ticket
Objekt
Eingang über
Zuständig
Seit
Stand
Eingang
Hier steht alles, was bei Ihnen liegt: Mails, Post und Scans, casavi, Telefon, zugewiesene Dokumente, Fristen, Tickets und Rückfragen.
dringend
✦ Zusammenfassung und Vorschlag
Preisvergleich:
Absender
Gemeldet von
Noch kein Verlauf.
facilioo: Meldender wird als Partei ergänzt, Mail-Benachrichtigung ungetestet
Dienstleister
Gewählt:
Oben stehen Dienstleister mit Vertrag oder Rahmenvertrag am Objekt für diese Leistung, dann wer hier zuletzt beauftragt wurde, dann alle übrigen.
Anhänge zum Auftrag
Beauftragen heißt: Der Dienstleister bekommt den Auftrag per Mail mit PDF (Objekt, Einheit, Schaden, Ansprechpartner vor Ort, Kostenrahmen aus dem Vertrag). Im Ticket wird er als Dienstleister eingetragen, der Auftrag hängt am Ticket, der Status wird „beauftragt“, und bei der zuständigen Person entsteht eine Wiedervorlage in 3 Tagen, falls der Dienstleister bis dahin keinen Termin oder keine Rückmeldung gibt. Rechnungen dieses Dienstleisters werden später gegen den Auftrag geprüft.
✦ Entwurf, bitte prüfen
Ticket schließen ist für Ihren Mandanten aus. Einstellen ›
08.10.45 Eingänge · 31 ohne Korrektur übernommen21.10.
Meine Suchen
Favoriten-Akten
Eingang
Nichts im Eingang. Gut gemacht.
Vorschlag
Keine Verknüpfungen.
Mögliches Duplikat: gleiche Datei wie Postscan vom 21.10. vergleichen
Kategorie
Ein Klick auf ein Feld markiert die Stelle im Beleg. Änderungen werden beim Verlassen des Felds gespeichert und stehen im Verlauf.
Über 2.000 €: Freigabe nur durch die Geschäftsführung.
Dokumente › Aufteilen
Ordner-Scan Archiv Kirchplatz 3
48 Seiten · Vorschlag: · ·
Altbestand prüfenWir lesen einmal Ihr Archiv (nur Merkmale, keine Inhalte) und schlagen lange Sammelscans zum Aufteilen vor.
Archiv wird gelesen …
5 Kandidaten aus 1.284 Dokumenten: mehr als 50 Seiten oder Ordner-Kategorie. Kosten geschätzt mit 1,50 € je 1.000 Seiten, Texterkennung im Haus.
Klicken Sie zwischen zwei Seiten, um einen Schnitt zu setzen oder zu entfernen. Lieber fein als grob: Was zusammengehört, schlagen wir als Verknüpfung vor: bestätigen oder entfernen Sie jeden Vorschlag einzeln, nur Bestätigtes wird angelegt. Gelb markierte Grenzen sollten Sie zuerst prüfen, aber nicht nur diese: Jede Grenze braucht Ihre Bestätigung. Der Ordner-Scan bleibt als Original im Archiv, gekennzeichnet als „aufgeteilt“.
?
Schnittunsicher8 Grenzen nach Regeln, 4 durch KI, 4 unsicher
Vorgeschlagene Dokumente Klick zeigt die erste Seite
Verknüpfung entfernt ·
Grenze unsicher
Gehört zu
Die Grenze an dieser Seite ist unsicher. Bitte prüfen.
Unterlagen gehören nicht zu einem Sachkonto und fließen nicht in die Prüfungen ein. Prüfer sehen sie, im ZIP liegen sie im Ordner „Unterlagen“.
Sachkontenblatt 2025.pdfneuM. Klein · noch nicht in d.velop ·
oder Datei hierher ziehen · PDF, JPG, PNG bis 25 MB
Prüfer
Rolle
Stand
Vermerkt
Zuletzt
Antwort an alle Prüfer
Prüfbericht
Entsteht beim Abschluss von selbst aus den Vermerken, Kommentaren, Rückfragen und Entscheidungen der Prüfer. Der Beirat kann zusätzlich einen eigenen Bericht hochladen.
Bericht über die Belegprüfung
WEG Lindenallee 12 (5004) · Wirtschaftsjahr 2025 · Fassung 1
HV
Umfang
35 Belege auf 6 Sachkonten, 1 Beleg ohne Sachkonto. Grundlage Kontenliste 2025. Unterlagen: Saldenliste, Kontrollabrechnung, Wirtschaftsplan 2026 Entwurf, HK-Abrechnung, Hausmeistervertrag.
Rechnerische Prüfungen
Keine Rechnungsnummer doppelt. 052000 Instandhaltung: 480,00 € laut Kontenliste ohne Beleg. 1 Beleg ohne Sachkonto (Winterdienst, 840,00 €).
Vermerke der Prüfer
041000 Hausmeisterservice
Hans Weber
in Ordnung
052000 Instandhaltung
Hans Weber
offen
Rückfragen und Antworten
Entscheidungen
Hans Weber: offen · Klara Brandt: offen · Dr. Jens Lang: nicht erreichbar (keine Mailadresse)
Erzeugt am Tag des Abschlusses. Unterschrift über inSign möglich. Bereitgestellt mit BrainRock.
KI-Zugänge
Zugriff für Claude, ChatGPT und andere KI-Programme auf die Daten Ihrer Verwaltung. Ein Zugang je Gerät. Als Administratorin sehen Sie die Zugänge aller Personen.
Ein Zugang je Gerät. Fällt ein Gerät weg, widerrufen Sie nur dessen Zugang.
Zugang angelegt: Büro-PC
Der Schlüssel wird nur jetzt angezeigt. Kopieren Sie ihn in Ihr KI-Programm.
Einstellungen
Wer für die Hausverwaltung Muster GmbH im Cockpit arbeitet, was er sehen darf, und wie Ihre Bereiche eingestellt sind.
Name
E-Mail
Gruppen
Status
Jede Person ist in „Mitarbeiter“ und darf zusätzlich, was ihre weiteren Gruppen erlauben. Freischalten können Sie nur, was für Ihre Verwaltung gebucht ist.
Nur BrainRock sieht diesen Reiter. Der Mandant sieht nur, was eingeschaltet ist. Alle Mandanten auf einmal: Administration.
Kategorie
Register
Aufbewahrung
Grundlage
Gruppen
fragt sofort: Für welche Gruppen?
Erscheinungsbild
Gilt für das Cockpit, alle Mails und die Prüferansicht. Die Anmeldeseite bleibt BrainRock.
Logo
HV
SVG oder PNG hierher ziehen oder auswählen
quadratisch, mindestens 256 px
Kontrast geprüft: gut lesbar
„bereitgestellt mit BrainRock“ bleibt klein unten sichtbar.
Vorschau
HVMuster Cockpit
Guten Tag Herr Weber, die Belegprüfung Lindenallee 12 liegt für Sie bereit.
Je Art von Vorgang legen Sie fest, wie weit die Automatik gehen darf, und unter welchen Bedingungen. Stufe 0 manuell, 1 Vorschlag, 2 ausführen mit 10 Minuten zum Rückgängigmachen, 3 vollautomatisch mit Stichprobe. Jede automatische Handlung steht im Protokoll.
Wenn alle zutreffen
Außer
keine Ausnahme
Gemessen
Regel an einem Dokument testen
Simuliert alle Regeln an einem vorhandenen Dokument, ändert nichts.
Vorlagen
Vorschau mit Beispielwerten
HVHausverwaltung Muster GmbH
Jeder Mandant startet mit den BrainRock-Standards und passt sie selbst an.
Ihre Leistungen und Vorschläge aus dem BrainRock-Katalog. Passt eine Leistung zu einem Objekt (Zustand, Vorgänge, Verträge), schlägt das Cockpit sie dort vor. Ob Sie sie anbieten, entscheiden Sie. Bitte beachten Sie Ihre Pflichten gegenüber der WEG, etwa die Offenlegung eigener Vergütung.
Bearbeiten ›
Leistung bearbeiten
Wird vorgeschlagen, entschieden wird von Ihnen. Eigene Vergütung gegenüber der WEG offenlegen.
Kategorien in dieser Reihenfolge
Fehlt eine Kategorie beim Objekt, läuft der Export trotzdem und das Begleitblatt nennt die Lücke. Mit d.velop als Archiv sucht das Profil dort, mit BrainRock Dokumente bei uns.
Postfächer
Jede neue Mail wird ein Vorgang unter „Heute“, mit dem Postfach als Quelle. Mail und Anhänge werden im angebundenen Archiv abgelegt (d.velop oder BrainRock Dokumente), gesendet wird über dasselbe Postfach.
casavi: was bei Aktionen passiert
Woran wir eine Rechnungsfreigabe erkennen
d.velop-Feld „Rechnungsstatus“ wechselt auf einen dieser Werte. Leer heißt: aus.
Zugangsdaten richtet BrainRock ein und verwahrt sie verschlüsselt, nie in Skripten. Jeder Anschluss kann holen, schreiben oder beides; das Cockpit bleibt gleich, egal welche Systeme dahinter stehen.
Nur diese, auch im Assistenten und über die KI-Zugänge. Mandanten-Admins sehen alles.
Objekte
Objekte, Einheiten und Eigentümer kommen aus Ihrer Verwaltungssoftware. Wer zuständig ist, legen Sie hier fest. Danach richten sich Rechnungseingang, Posteingang und Erinnerungen, ob Ihre Dokumente in d.velop oder bei uns liegen.
Objekt
Einheiten
Sachbearbeitung
Vertretung
Buchhaltung
Fristen 90 Tage
Aufwand
Was die Zuständigkeit steuert
Sachbearbeitung: bekommt neue Rechnungen und Post zum Objekt, wird an Fristen erinnert.
Vertretung: übernimmt bei Abwesenheit und bekommt Eskalationen.
Buchhaltung: bekommt Rechnungen zur Zahlung, wenn die Freigabe da ist.
Mehrere je Rolle: jede Rolle kann mehrere Personen und Gruppen haben, wie der Kunde es will. Alle sehen die Vorgänge unter „Meine“ und können daran arbeiten. Wer anfängt, kann „Ich bearbeite“ setzen, damit die anderen es sehen.
Hat ein Objekt eigene Einträge, gelten nur diese. Sonst greift die Standardliste des Mandanten, wenn Sie eine anlegen (Standardliste), sonst gehen Rechnungen an die Administratoren. Wir raten nie.
Noch niemand zuständig. Rechnungen zu diesem Objekt gehen bis dahin an die Administratoren.
Beirat und Prüfer
Aus den Stammdaten. Neue Belegprüfungen laden diese Personen vor.
keine eingetragen
Verlauf
Keine Änderungen seit der Übernahme am 25.09.
Felder aus Systemen ohne Schreibzugang (hier Powerhaus) sind gesperrt: ändern Sie sie dort, beim nächsten Abgleich stehen sie hier. Felder, die es nur im Cockpit gibt, pflegen Sie hier. Damit entfallen die Excel-Listen in d.velop.
Das Cockpit liest sie für Belegprüfung, Assistent und Fristen. Ablage und Akte bleiben in d.velop.
Noch keine Belegprüfung.
geplant
Fristen und Wiedervorlagen
Fristen liest der Dokumentenleser aus Verträgen, Abnahmen und Bescheiden. Das Cockpit erinnert die zuständige Person nach festen Regeln und eskaliert, wenn niemand reagiert. Wird ein Vertrag durch einen neuen abgelöst, bleibt der alte sichtbar, aber ohne Erinnerung.
Datum
Objekt
Was
Erinnert
Eskalation
Herkunft
Regeln
Kündigungsfrist: 90 und 30 Tage vorher an die Sachbearbeitung, nach 7 Tagen ohne Reaktion an die Vertretung, dann an die Geschäftsführung.
Gewährleistung: 60 Tage vorher, mit Vorschlag für eine Begehung.
Wiedervorlage: am Tag an die eingetragene Person, nach 3 Tagen an die Vertretung.
Verträge
Alle Verträge aus Ihren Dokumenten, gelesen vom Dokumentenleser, mit Partner, Laufzeit, Kündigungsfrist und Kosten. Fristen daraus erscheinen unter Fristen und als Vorgang bei der zuständigen Person.
✦ Löst vermutlich ab: Bis Sie bestätigen, bleibt die alte Frist sichtbar.
Sortiert nach der nächsten Frist: Kündigen bis, sonst Ende. Abgelöste stehen unten.
Vertrag
Partner
Objekt
Beginn
Ende
Kündigen bis ▲
Kosten
Stand
Lieferanten
Alle Lieferanten mit Verträgen, Objekten, Kosten und Verlässlichkeit. Ein Klick öffnet die Akte mit Rechnungen, Verträgen und Vorgängen.
Die Akte entsteht aus Stammdaten, Postfach, Tickets und Dokumenten. Der Ton wird nur je Vorgang gezeigt, es gibt keine Bewertung der Person.
Zu dieser Person liegt im Klickdummy keine Akte vor.
Auswertungen
Was in der Verwaltung passiert, je Monat, Mitarbeiter und Objekt. Die Daten liegen meist schon vor, aus Telefon, Tickets, Mails und Buchungen.
Mails je Mitarbeiter, eingehend und ausgehend
Monatsbericht je Objekt
Administration
nur BrainRock
Alle Mandanten, ihre Funktionen und der Zustand der Systeme. Kein Mandant sieht diese Seite.
Schalten Sie in der Seitenübersicht auf „BrainRock Superuser“, um diese Seite zu sehen.
Mandant
Systeme
Nutzer
unvollständig
Jede Änderung steht im Protokoll des Mandanten. Einschalten geht erst, wenn die Einrichtung vollständig ist. Die Grundgebühr folgt dem Schalter, der Verbrauch dem Hauptbuch.
Für Kunden, die in d.velop weiterarbeiten wollen: Marcels Process-Studio-Lösungen lösen dort Alex' Skripte ab. Hier sieht BrainRock je Mandant, was installiert ist, ob es läuft und wo Zugangsdaten noch im Klartext liegen. Wer zu uns umzieht, bekommt dieselbe Funktion im Cockpit (rechte Spalte im Katalog).
Katalog
Lösung
Art
Aktuelle Fassung
Löst ab
Im Cockpit
Je Mandant ein- und ausschalten
Einschalten spielt die Lösung wie eine Kontextaktion in das d.velop des Mandanten ein, Ausschalten entfernt sie wieder. Zugangsdaten liegen nie im Klartext in d.velop: das Skript holt sie zur Laufzeit bei uns. Zuerst bei BrainRock Test erprobt.
Installiert
Mandant
Lösung
Fassung
Geändert
Läufe 30 Tage
Variablen
veraltet
Lesen geht heute mit dem d.velop-Schlüssel je Mandant (Skripte, Fassungen, Variablennamen, Ausführungsprotokoll, Formulare, Prozesse). Werte von Variablen zeigen wir nie. Installieren und Aktualisieren sind in d.velop vorhanden, aber nicht dokumentiert; sie werden erst bei BrainRock Test erprobt.
Empfehlung vom 25.10., noch nicht beschlossen. Abgerechnet wird je verwaltete Einheit, nie je Nutzer. KI ist im KI-Zusatz pauschal enthalten. Quelle: Preisliste Kommandozentrale.
je Einheit
Funktionen schalten Sie im Reiter „Mandanten und Funktionen“. Einmalig kommen dazu: Einrichtung durch BrainRock 990 € bis 1.000 Einheiten, 1.490 € bis 3.000. Neue Anbindung ab 2.900 €.
Systemzustand
Webhooks: 1 Abonnent mit 3 Fehlern
Texterkennung: 1 großer Scan läuft, Block 7 von 13
Wiederherstellungstest: 01.10. bestanden, 14 Min.
Prüfkette DMS: intakt
Stammdatenläufe heute Nacht: 37 von 37
Abrechnungsereignisse Oktober
So sieht es in d.velop aus, wenn der Mandant kein BrainRock Dokumente hat. Gleiche Logik wie unter Heute, nur als Kontextaktion am Dokument.
d.velop documents· Kontextaktion von BrainRock
Rechnung RG-2026-0931 · Muster Bautrocknung Süd GmbH
casavi-Ticket
#19 Wasserschaden Keller
aus Feld „Ticketnummer“
Rechnungsstatus
Freigabe V2
gilt als Freigabe
Betrag
1.951,60 €
Bei Freigabe passiert in casavi
✓ Interner Kommentar „Rechnung RG-2026-0931 über 1.951,60 € eingegangen und freigegeben“, für Mieter und Eigentümer nicht sichtbar
Ausgelöst, sobald der Rechnungsstatus in d.velop auf einen Freigabewert wechselt, egal in welchem Prozess. Je Dokument und Ticket nur einmal. Geschlossen wird nur nach erfolgreichem Kommentar.
Protokoll
Vision: Heute prüft der Kunde in seinem eigenen d.velop-Prozess (z. B. Marcels F02), nicht in unserem. Diese Maske entsteht mit der Rechnungsfreigabe in der Kommandozentrale.
Bezüge
Ticket von Hand wählen:
Preisvergleich: Angebot 1.640,00 € netto, Rechnung 1.640,00 € netto: gleich. Brutto 1.951,60 € (19 % USt.) wird nicht gegen das Netto-Angebot gerechnet.
Bei einem Fehler bleiben alle Eingaben stehen. Ein Ticket wird nur angelegt, wenn der Meldende eindeutig ist oder leer bleibt.
Rechnung RG-2026-0931
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